Digitalización municipal: ahorro millonario, barreras legales y culturales

Los municipios juegan un papel fundamental para mejorar la calidad de vida de la ciudadanía: promueven el desarrollo económico local, atienden las necesidades esenciales de los vecinos y son el eslabón más cercano del Estado.

Sin embargo, a veces los Intendentes se encuentran en una encrucijada contra normas anticuadas que funcionan por fuera del sentido común y les impide tomar decisiones clave que la ciudadanía demanda.

A pesar de eso, con la información adecuada y las herramientas necesarias, un Municipio puede implementar una estrategia de digitalización que lo acerque más a la ciudadanía.


¿Existen trabas para digitalizar un Municipio?

Afortunadamente vivimos en un país que hace más de 20 años reconoció con plena validez jurídica tanto la Firma Digital como la Firma Electrónica (parecidas, pero no iguales) mediante la Ley 25.506.

Por eso, no existe ningún Tribunal de Cuentas que pueda poner un “pero” a la implementación de una estrategia de digitalización en un municipio argentino; sin embargo, esto se desconoce y existe una diversidad de mitos al respecto.

Pero la experiencia habla por sí sola y hoy existen cerca de 100 jurisdicciones en todo el país (municipios en su mayoría y algunas provincias) que implementaron o están implementando algún sistema de expedientes digitales e incluso varios que prohibieron el uso de papel a nivel interno.

¿Cuánto ahorra un municipio que se digitaliza?

Si bien el ahorro depende de diversos factores, existen diversos estudios realizados por empresas y organismos públicos para distritos pequeños y grandes -no hay casos publicados de municipios medianos-: 

Municipios pequeños (menos de 100.000 habitantes):

Se estima un ahorro de $179 millones de pesos anuales como piso implementando sistemas de expedientes digitales, según un estudio llevado a cabo por Wai -empresa que se especializa en este nicho específicamente-.

El estudio analiza la reducción en el gasto en papel, insumos de oficina, almacenamiento de documentos, combustible para traslado de documentación y desvalorización de vehículos.

Esos $179.000.000 se podrían destinar a obras de embellecimiento urbano o de iluminación de espacios públicos -lo que además impacta directamente en la baja de tasas de criminalidad, según el mismo estudio, basado en un paper del Journal of Quantitative Criminology-.


Municipios grandes (más de 1 millón de habitantes):

En un municipio como el de Córdoba, en 2022 se estimó un ahorro de más de $700 millones al año debido a la digitalización de trámites específicos como los del Registro Civil, el Cedulón Digital, las Notificaciones Electrónicas, Habilitación Online de Negocios y otros, de acuerdo a datos oficiales informados por el Observatorio de Transformación Digital de Córdoba Capital.

Pero si actualizamos dicho número por inflación, estamos hablando de un ahorro de $5.290 millones de pesos al año. Con ese ahorro se podrían construir dos hospitales de mediana complejidad.


¿Qué viene primero? ¿La tecnología o la innovación?

Si un municipio desea digitalizar sus procesos, el primer paso siempre es innovar.

Innovar significa introducir cambios o mejoras en los procesos, que aporten valor por ejemplo a un trámite o brinden una solución concreta para la ciudadanía; y para eso, no siempre se requiere tecnología.

A veces, se trata de estudiar qué tareas se superponen, qué cosas le pedimos a la ciudadanía porque pensamos que las necesitamos y no es así, o simplemente redactar los procesos de trabajo para encontrar estas oportunidades de mejora.

Pero también se trata de trabajar sobre el cambio cultural: capacitar a los funcionarios, a los equipos de trabajo, entender las necesidades del capital humano y trabajar sobre ello.

En paralelo a esas dos acciones se implementan las herramientas tecnológicas necesarias. Pero no antes.


Un cambio cultural

La ciudadanía desde hace años demanda un cambio cultural. Antes, ir a un municipio a tramitar la licencia de conducir y que me pidan el “libre deuda” que emite el mismo municipio, era habitual y aceptado: hoy es inaceptable.

Que a un vecino se le pida la misma documentación que el Municipio genera -aunque sea desde otro área-, además de convertir al ciudadano en un empleado no remunerado del Estado, genera una mala experiencia que debemos evitar a toda costa.

Lo peor que le puede pasar a cualquier Estado es convertirse en enemigo de la ciudadanía: ahí es donde comienza la pérdida de legitimidad y los oficialismos pierden elecciones.

Lo bueno de esta historia es que el cambio cultural llegó también puertas adentro de los municipios, de la mano del cambio generacional: hoy tenemos intendentes sub-30, algo que hace unos años nos hubiera sorprendido, o intendentes con algunos años más pero aggiornados completamente a esta “nueva realidad”.